Digitalisierung und Nachhaltigkeit: just good friends?

Die zwei Megatrends, die so schnell nicht weggehen werden: Digitalisierung und Nachhaltigkeit. Heute werden überall komplexe Projekte wie selbstverständlich digital organisiert. Und Nachhaltigkeit (Umweltschutz im Besonderen) hat so viele unterschiedliche Facetten und benötigt ein breites Spektrum an Daten, die erhoben und systematisch analysiert und bereitgestellt werden müssen. Digitalisierung und Nachhaltigkeit sollten doch eine natürliche Verbindung besitzen.

Aber wenn man mal von den florierenden CO2-Kompensierungs-Agentur-Beratungen absieht, gibt es erstaunlich wenige IT-Lösungen zum Nachhaltigkeitsdaten-Management. Deshalb haben wir uns gemeinsam mit 17 anderen Firmen aus verschiedenen Branchen und dem Fraunhofer Institut IPA auf den Weg gemacht, diese Lücke zu schließen. Doch dazu später mehr.

Daten, Daten, Daten

Es ist immer das gleiche, man fängt klein an und ehe man sich versieht, kommt immer mehr und irgendwann schlägt man die Hände über dem Kopf zusammen, wieviel Aufwand das alles geworden ist. Viele lassen es deshalb gleich sein, aber wenn es um Umweltdaten geht, ist das natürlich auch keine Lösung. Wir sind ein produzierendes Unternehmen in der Chemieindustrie, 50 Jahre alt, 50 Mitarbeiter, und klein bedeutet ja flexibel. Aber wir haben sicher keine Stabsabteilungen für CSR. Aus diesem Grund mussten wir kreative Lösungen finden, wie es trotzdem gehen kann. Denn selbst wir als Mittelständler haben sehr viele Punkte, an denen umweltrelevante Daten anfallen. Hier ein paar Beispiele:

ISO – Qualitätsmanagement

Angefangen hat alles vor ca. 15 Jahren, als wir die Zertifizierung nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement) begonnen haben. Uns war schnell klar, dass diese beiden Zertifizierungen bereits einen gewaltigen bürokratischen Aufwand bedeuten. Hier zum Beispiel die Dokumentenmatrix aller 121 für diese beiden Zertifizierungen zu erhebenden – und zu pflegenden – Daten. Und darunter befinden sich echte Schwergewichte. So umfasst alleine das Rechtskataster der für uns relevanten Umweltgesetzgebung mittlerweile über 100 Seiten.

Hinzu kommen dann produktrelevante Zertifizierungen, seien sie gesetzlich vorgeschrieben (z.B. das Ü-Zeichen) oder freiwillig (IBR, etc.) und manchmal will man noch höher hinaus.

B Corp und weitere Zertifizierungen

Vor drei Jahren haben wir uns dann entschlossen, die anspruchsvolle Zertifizierung zur B Corporation durchzuführen, die die Nachhaltigkeit in fünf Themenfeldern beleuchtet und evaluiert. In allen fünf Bereichen sind hier Daten zum Impact zu erheben und kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen. Parallel dazu haben wir unsere CO2-Reduktionsziele bei der UNO im Rahmen der Science Based Targets Initiative validieren lassen.

SDG 17… und es wird immer mehr

Wenn wir die Auswirkungen unserer Firma schon nach Qualitäts- und Umweltgesichtspunkten und im Rahmen der B Corp-Zertifizierung betrachten, dann wäre es doch sinnvoll, ein vollständiges Bild unseres Impacts zu bekommen. Wenn schon, dann richtig. Daher haben wir uns entschieden, gleich alle 17 Nachhaltigkeitsziele der UNO als Maßstab zu nehmen und unser Unternehmen danach zu bewerten.

Die Frage, warum man sich das alles antut, liegt auf der Hand. Aber keine Sorge, wir leiden nicht an Zertifizierungswahn. Es ist eine gewachsene Geschichte, je mehr man macht, desto mehr kommt dazu, ganz automatisch, ob man will oder nicht. Für einen Produktionsbetrieb wie unseren ist ISO 9001 eine Selbstverständlichkeit, die ISO 14001 liegt nahe und seinen CO2-Footprint zu kompensieren ist Ehrensache. Und selbst diese drei Zertifizierungen reichten auch schon aus, um die Sache durchaus arbeitsaufwändig werden zu lassen.

Soweit, so einfach, die Sache hat nur einen Haken: jede Zertifizierung braucht eine andere Kombination von Daten. Wenn man also seine Zertifizierungen ernst nehmen möchte (und das tun wir üblicherweise), dann muss man jedes Mal wieder ähnliche Daten erheben und dann das Ausgabeformat in die vorgeschriebene Form transformieren. Und dann interpretieren.

Also unsere Ausgangslage war ziemlich klar: viele Daten, es werden immer mehr und alles in IT-Insellösungen. Es muss eine Lösung her.

Die wichtigste Lektion: klein anfangen…

Wir haben in unserer Not dann einen einfachen Einstieg gewählt: wir haben uns die PNZ und ihre umweltrelevanten Prozesse zunächst in einem einfachen Modell vorgestellt. Das würden wir bearbeiten und dann später erweitern. Unser Gedanke war: lieber anfangen und später optimieren als gleich zu scheitern.

Unser Kernprozess ist die Umwandlung von Roh- und Hilfsstoffen (1.1 bis 1.3) in der Produktion durch physikalische und chemische Transformation (die “Produktion” im engeren Sinne) in Produkte, die beim Kunden angewendet werden (3.2 und 3.3). Dazu werden Energie benötigt und natürlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und dabei entstehen neben den eigentlichen Produkten auch Outputs hinsichtlich Abluft (2.1 bis 2.3), Abwässer (2.4), ggf. Bodennutzung (bei uns nicht) und Abfall (2.5, 2.6). Dies wird durch Logistik unterstützt auf der Upstream-Seite (1.4) und downstream (3.1).

Damit hat man in unserem Fall alle wesentlichen Kategorien abgedeckt, in denen umweltschutzrelevante Daten anfallen können. Daraus haben wir eine einfache Tabelle entwickelt, welche Daten wir benötigen:

Und wurde schnell klar, dass unser obiges Modell nicht schlecht ist, aber an ein paar entscheidenden Stellen hakt, zum Beispiel:

• Wir betreiben verhältnismäßig großen Aufwand, Stoffe wiederzugewinnen und entweder selber erneut zu nutzen oder sie einer guten Wertstoffaufbereitung zuzuführen. Wir würden aber signifikante Verbesserungen in unserem obigen Modell gar nicht erkennen.
• Wir wollen unsere Daten nicht nur auf Ebene des Unternehmens erfassen und auswerten, sondern auch auf Produktebene. Wir könnten mit unserem Modell solche Auswertungen gar nicht machen.
• Um uns weiter zu verbessern, müssen wir Lebenszyklus-Analysen für einzelne Anwendungsfälle machen. Geht in unserem Modell auch nicht.

… und dann weiterentwickeln: der Eco-Hub

Also muss ein neues Datenmodell her, das diese Aspekte berücksichtigt. Das schafft man alleine nur unter großen Mühen, aber wir hatten Glück in Form des Fraunhofer IPA in Stuttgart, die mit uns in dem oben angesprochenen Projekt “Eco-Hub” anhand der relevanten Anwendungsfälle in unserem Haus die notwendigen Daten, ihre Quellen und deren Auswertungsstruktur ermittelt und dokumentiert hat. Wir ersparen Euch die umfangreiche Systemdokumentation und zeigen an dieser Stelle eine handgestrickte bildliche Darstellung der Gesamtstruktur; es soll ja nur der Verdeutlichung dienen.

Der Eco-Hub, so nennt sich das Ding im Projekt, ist eine große, objektorientierte Datenbank, die an allen Stellen, an denen umweltrelevante Daten anfallen, diese sammelt und für Auswertungen bereitstellt.

Diese Daten können aus den verschiedensten Quellen stammen:

1. Von Lieferanten: Umweltdaten, Transportwege, CO2-Fußabdrücke, etc.
2. aus der Verwaltung: Mitarbeiterdaten, Rechnungsbelege, Stromverträge, etc.
3. aus dem Labor: Messdaten, Sicherheitsdatenblätter, CO2-Fußabdrücke von Vorlieferanten, etc.
4. aus der Produktion: Messdaten, Produktionsmengen, Abfallvolumina, etc.
5. aus Sensorik: Messung von Abwasserqualität, Abluft, etc.

Die Daten werden manuell und automatisiert in das System eingespielt und stehen dann zur Verfügung. Die eigentliche “Intelligenz” des Eco-Hub basiert darauf, dass diese Daten für verschiedene Anwendungsfälle spezifisch aggregiert und ausgewertet werden können. Wir haben für uns im ersten Schritt sieben Anwendungsfälle definiert und die Erwartungshaltung an den Eco-Hub spezifiziert:

1. Erfassung der THG-Emissionen / CO2-Kompensation: Als “Umweltbeauftrager” möchte ich die THG-Emissionen von PNZ erfassen, um die Anforderungen von SBTI zu erfüllen. GHG Protocol, SBTI Unternehmen Jahr
2. B Corporation :Als Geschäftsleitung möchte ich die Kriterien von B Corp erfüllen, um für eine Orientierungshilfe für uns zu haben und als glaubwürdiger Partner für unsere Stakeholder wahrgenommen zu werden. BIA, SDG 17 Unternehmen Jahr
3. ISO 9001/14001 Zertifizierung: Als integrierter Managementbeauftragter möchte ich erfolgreich die ISO 9001 & 14001 Zertifizierung erfüllen, um Kundenanforderungen zu erfüllen und den Betrieb strukturiert zu verbessern und Mindeststandards einzuhalten. ISO 14001, 9001 Unternehmen Jahr (inern+ externes Audit)
4. Produktionsmonitoring: Als Produktionsleitung möchte ich meine Inputs & Outputs kennen, um sicherzustellen die Umweltauswirkungen zu minimieren und Einparspotentiale/Verbesserungen zu identifizieren. Produktion Echtzeit bei Event + monatliche Besprechungen
5. Erfassung der Umweltauswirkungen der Produkte über Lebenszyklus: Als Produktentwicklerin möchte ich die Umweltauswirkungen der Rohstoffe und Produkte über den Lebenszyklus wissen und besser verstehen, um die Produkte, ihre Herstellung, Nutzung und Entsorgung hinsichtlich Nachhaltigkeit zu verbessern. GHG Protocol,  Ökobilanzierung (ISO 14040/44) / Sicherheitsdatenblätter Produkt Event bei neuen Rohstoffen
6. Erfassung der Umweltauswirkungen der Produkte über Lebenszyklus: Als Produktentwicklerin möchte ich die Umweltauswirkungen der Rohstoffe und Produkte über den Lebenszyklus wissen und besser verstehen, um die Produkte, ihre Herstellung, Nutzung und Entsorgung hinsichtlich Nachhaltigkeit zu verbessern. Arbeitsplatzgrenzwerte, Einstufung / SD-Blätter Prozess Echtzeit
7. Nachhaltigkeitsberichterstattung angelehnt an ISO 26000: Als Geschäftsleitung möchte ich einen Nachhaltigkeitsbericht angelehnt an ISO 26000 und UN Global Compact erstellen, um eine Orientierungshilfe für uns zu haben und als glaubwürdiger Partner für unsere Stakeholder wahrgenommen zu werden. Global Compact, ISO 26000 Unternehmen Jahr

Im letzten Schritt werden die Daten im Eco-Hub für jeden Anwendungsfall aggregiert und dann im gewünschten Ausgabeformat ausgewertet. Hier am Beispiel CO2-Footprint.

Vor- und Nachteile der agilen Vorgehensweise

Unsere Vorgehensweise zur Digitalisierung im Nachhaltigkeitsbereich war immer: klein anfangen (“Excel”) und dann weiterentwickeln (“Eco-Hub”). Diese Art der Herangehensweise besitzt große Vorteile:

1. Man fängt sofort an und kann sofort Impact erzielen
2. Man fokussiert sich zuerst auf das, was man an Daten schon im Haus hat und erweitert dann graduell
3. IT und alle anderen Abteilungen arbeiten annähernd zeitsynchron an den gleichen Themen, was die Abstimmung untereinander einfacher macht

Sie hat aber auch Nachteile, zum Beispiel:

1. Man beginnt mit einer relativ hohen Fehlerquote, die sich erst im Zeitablauf verringert
2. Man muss sich anstrengen, die eigenen “blinden Flecken” zu identifizieren. Gerade wenn es stressig wird im Projekt ist die Lust auf strategische Analysen oft beschränkt

Für uns als Mittelständler liegt eine agile Vorgehensweise nahe. Schnell Ergebnisse erzielen, dann graduell verbessern erlaubt für uns einfach, deutlich mehr Themen auf breiterer Front anzugehen und die Zeit als Evolutionsfaktor über Wichtiges und Unwichtiges selektieren zu lassen liegen einer dynamischen Unternehmensentwicklung mit ständig verändernden Umweltbedingungen einfach systematisch näher als eine strukturierte Pflichtenheft-Lastenheft-Vorgehensweise. Insbesondere der Aspekt des gemeinsamen Arbeitens von IT und allen anderen Mitarbeiter:innen ist für ein Unternehmen unserer Größe extrem wertvoll, weil es offene fachliche Fragen schneller zu einer Klärung führt als es eine sequentielle Vorgenehsweise könnte.

Deutlich größere Unternehmen, als wir es sind, haben mit so einer Vorgehensweise wahrscheinlich Schwierigkeiten, insbesondere, wenn es Compliance Themen gibt, die berücksichtigt werden müssen. Als wir vor 25 Jahren die ersten Moor-Renaturierungsprojekte unterstützt haben, um damit CO2 zu kompensieren, gab es noch keine GHG-Standards und wir haben den CO2-Effekt einfach geschätzt, war besser als nichts zu tun. Heute wäre eine solche Vorgehensweise nicht mehr machbar, da an dieser Stelle ausdefinierte Regeln anzuwenden sind. Es ist einfach auch eine Frage der Zeit.

Eine Sache allerdings ist nach unserer Erfahrung unabhängig von der Unternehmensgröße und dem Zeitgeist, und das ist die Königsfrage der Projektorganisation:

Wie soll man das alles organisieren?

Als Mittelständler ohne Budget und zusätzliche Stabsabteilungen mussten wir die typischen drohenden Fehler im Projektmanagement bereits in einer frühen Phase eliminieren:

1. Ausufernde Komplexität: Die Komplexität im Projekt muss im Zeitablauf abnehmen, keinesfalls zunehmen.
2. Arbeitsüberlastung: Die Arbeitsaufgaben müssen mit hoher Effizienz und mit wenig Arbeitszeit zu erledigen sein.
3. Falsche Kommunikation: Alle müssen sich involviert fühlen, es darf aber nicht zu Überkommunikation mit vielen zeitraubenden Meetings führen.
4. Unrealistische Meilensteine: am besten einfach und schnell zu erledigende Aufgaben anstelle von komplexen Langfristaufgaben.

Jedes Unternehmen ist anders und wir können nur sagen, was für uns gut funktioniert hat. Die wichtigste Lektion war dabei, Unternehmensphilosophie, Nachhaltigkeit und deren Zertifizierung als Teil eines einzigen Prozesses zu sehen und gemeinsam auf neue Füße zu stellen. Die für uns wichtigste Lernerfahrung in dem gesamten Prozess ist die, dass wir dieses Projekt gemacht haben: alle Mitarbeitenden gemeinsam. Dabei hat sich unsere Firmenkultur nochmals gefestigt und wir haben Klarheit in unseren Zielen gewonnen, die jeden bis heute in der täglichen Arbeit unterstützt. Angenehm überraschend war der Umstand, dass eine ohne Beteiligung des Management-Teams aufgestellte Projektleitung schnell und durchsetzungsstark zu den oft komplexen Ergebnissen kommen kann. Auch dieses Prinzip werden wir in Zukunft weiterverfolgen. Für den relativ zügigen Projektverlauf war definitiv verantwortlich, dass jede Einzelaufgabe nur von einem Mitarbeitenden bearbeitet wurde. Alleine ist man bei bestimmten Aufgaben einfach schneller als in Arbeitsgruppen, was in vielen Fällen die Erledigung sicher vereinfacht und beschleunigt hat.